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Besuchen Sie uns auf den BvD-Verbandstagen am 9./10. Mai in Berlin
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Entdecken Sie die Möglichkeiten von privacy port

Als branchenunabhängiges Datenschutz-Managementsystem lässt sich privacy port ganz auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen. Wir haben privacy port aus der Praxis für die Praxis entwickelt, auf Basis von über 20 Jahren Erfahrung in der Datenschutzberatung. Mit unserem Managementsystem für Datenschutz behalten Sie alle To-dos Ihrer Dokumentation stets im Blick und erfüllen Ihre Rechenschaftspflicht aus der DSGVO – denn wir machen es Ihnen leicht!

Ring-Grafik mit den drei wichtigsten Vorteilen von privacy port

Eine runde Sache – unser Datenschutz-Managementsystem

privacy port ist eine sichere, webbasierte Anwendung (Software as a Service). In der übersichtlichen Darstellung der Dokumentation und bei den Auswertungsmöglichkeiten finden sich sowohl Experten als auch Einsteiger schnell zurecht. Mit individualisierbaren Inhalten kann unser Datenschutz-Managementsystem ebenfalls punkten: Nutzen Sie bewährte Vorlagen und Mustertexte sowie unseren Generator für die Datenschutzerklärung.

Funktionen, die überzeugen

Was macht ein gutes Managementsystem für Datenschutz aus? Es sind diese Funktionen, mit denen Sie und die Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen innerhalb der Organisation effektiv und vor allem zusammen arbeiten können.

Als Benutzeroberfläche dient ein vom Nutzer konfigurierbares Cockpit.

Verarbeitungstätigkeiten, Videosysteme, Auftragsverarbeiter, Webseiten, Schulungen, Datenpannen, Betroffenenanfragen und vieles mehr werden mit privacy port verwaltet und ampelbasiert bewertet.

Dokumente bzw. Formulare können finalisiert werden und sind damit schreibgeschützt. Eine Dokumentenhistorie ermöglicht den Zugriff auf zurückliegende und finalisierte Versionen.

Dokumente bzw. Formulare lassen sich jederzeit als Excel-Datei oder PDF exportieren.

Komplexe Konzernstrukturen werden in privacy port übersichtlich abgebildet; Verarbeitungstätigkeiten müssen nur einmal angelegt und können dann an verbundene Unternehmen weiter vererbt werden.

Ein Rechte- und Rollenkonzept mit getrennten Lese-/Schreibrechten ermöglicht differenzierte Zugriffe auf einzelne Unternehmen und Funktionsbereiche im Konzern.

Nutzer können Aufgaben definieren, die von anderen Nutzern bearbeitet werden sollen.

Dokumente bzw. Formulare können von mehreren Nutzern zugleich bearbeitet werden. Der temporäre Zugriff auf einzelne Dokumente bzw. Formulare wird über Deeplinks realisiert.

Für Verarbeitungstätigkeiten mit sensiblem Inhalt wird eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt.

Umfangreiche Statistikfunktionen ermöglichen ein kontinuierliches Datenschutz-Monitoring.

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Mann im Büro wirft vor Freude Confetti in die Luft.

Datenschutz leicht gemacht!

Egal, ob Einsteiger oder Experte: Unsere Vorlagen, Vertragsmuster, Richtlinien und andere Inhalte nehmen
Ihnen bei der Dokumentation jede Menge Arbeit ab.

Die Vorlagen und Muster haben sich in unserer Beratungspraxis bereits bewährt und werden laufend aktualisiert.

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Referenzen

Testen Sie privacy port!

Mit einem kostenlosen Testzugang können Sie privacy port unverbindlich ausprobieren. Eine Kündigung ist nicht erforderlich, der Zugang zur Vollversion der Software verfällt nach Ablauf der Zeit.

Klicken Sie auf „Jetzt 30 Tage kostenlos testen“ für weitere Informationen und Ihre Testversion.

Jetzt 30 Tage kostenlos testen
Bildausschnitt der Benutzeroberfläche von privacy port.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Die DSGVO legt datenschutzrechtlich verantwortlichen Stellen umfangreiche Dokumentations- und Rechenschaftspflichten auf. Zu den Wichtigsten gehören:

  • Dokumentation datenschutzrelevanter Verarbeitungstätigkeiten
    Zum Nachweis der Einhaltung der DSGVO sind datenschutzrechtlich verantwortliche Stellen bspw. verpflichtet, ein sog. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen (Art. 30 Abs. 1 DSGVO). In diesem Verzeichnis sind sämtliche Verarbeitungen zu dokumentieren, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

 

  • Dokumentation als Auftragsverarbeiter
    Sofern die verantwortliche Stelle als sog. Auftragsverarbeiter Dienstleistungen für andere Organisationen erbringt, muss sie daneben ein Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO führen. In diesem Verzeichnis sind alle Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren, bei denen im Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet werden oder bei denen zumindest die Möglichkeit der Kenntnisnahme personenbezogener Daten besteht.

 

  • Dokumentation von Datenschutzvorfällen
    Im Fall von Datenpannen bzw. Datenschutzverletzungen treffen die verantwortliche Stelle unter bestimmten Voraussetzungen besondere Melde- und Benachrichtigungspflichten. Daneben ist die verantwortliche Stelle verpflichtet, etwaige Datenschutzvorfälle zu dokumentieren und zwar unabhängig davon, ob der Vorfall meldepflichtig ist oder nicht. Bei einer Prüfung durch die zuständige Aufsichtsbehörde dient die Dokumentation als Nachweis über die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

 

  • Dokumentation von Betroffenenanfragen
    Jeder betroffenen Person werden durch Art. 15 bis Art. 22 DSGVO individuelle Rechte eingeräumt, die diese – direkt oder indirekt gegenüber der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle – geltend machen kann (Betroffenenrechte). Zu den Betroffenenrechten gehört bspw. das Recht auf Auskunft, Löschung und Berichtigung. Die verantwortliche Stelle ist wiederum verpflichtet, diese Betroffenenrechte zu wahren. Dabei ist neben dem richtigen Umgang mit Betroffenenanfragen auch die Dokumentation dieser Anfragen von zentraler Bedeutung. Für den Fall einer Prüfung müssen verantwortliche Stellen nachweisen, dass sie interne Prozesse zum Umgang mit Betroffenenanfragen implementiert haben und etwaigen Anfragen der Betroffenen entsprechend ihrer Pflichten nachkommen.

 

  • Dokumentation der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen
    Schließlich müssen verantwortliche Stellen sicherstellen und hierüber den Nachweis erbringen, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Datenschutz nach Maßgabe der DSGVO zu gewährleisten (Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Hierzu gehört bspw. die Implementierung von Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unberechtigten Zugriffen, Verlust oder ungewollter Veränderung.

 

privacy port hilft Ihnen dabei, diesen Dokumentations- und Rechenschaftspflichten nachzukommen. In Kachelform angeordnet, können Sie im Cockpit das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO sowie das Verzeichnis als Auftragsverarbeiter nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO führen. Auch die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie etwaige Datenschutzvorfälle oder Betroffenenanfragen lassen sich einfach und überschaubar mit privacy port dokumentieren.

Daneben bietet das Datenschutz-Managementsystem die Möglichkeit, mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragte Auftragsverarbeiter in einer Auftragsverarbeiter-Liste samt geschlossener Auftragsverarbeitungsverträge vorzuhalten, sog. Joint-Controller-Verhältnisse abzubilden und Datenübermittlungen an Stellen außerhalb der EU zu dokumentieren.

Nein, ein Datenschutz-Managementsystem bzw. eine Software ist keine Pflicht – aber eine große Hilfe! Die DSGVO schreibt nicht vor, wie genau in Organisationen die Dokumentation zu erstellen ist, das ist den Verantwortlichen überlassen.

Allerdings wissen wir aus unserer Beratungspraxis, dass bereits bei KMU der Dokumentationsaufwand enorm sein kann. Eine Software kann Sie dabei unterstützen, alle Aufgaben und Pflichten im Blick zu behalten und unsere Managementlösung bietet Ihnen darüber hinaus auch die Möglichkeit für ein Datenschutz-Monitoring und ein reibungsloses gemeinsames Arbeiten.

Unser Datenschutz-Managementsystem ist täglich bei unseren Kunden und Berater*innen im Einsatz. In die Entwicklung der Software sind über 20 Jahre Erfahrung in der Datenschutzberatung geflossen und wir entwickeln privacy port ständig weiter, um die bestmögliche Unterstützung bei der Dokumentation zu bieten.

Die Vorteile von privacy port sind zum einen die sichere, webbasierte Anwendung (Software as a Service), so können Sie privacy port von überall aus nutzen und Sie müssen sich um Updates keine Gedanken mehr machen. Zum anderen unterstützt privacy port Sie dabei, bei der Dokumentation und der Erfüllung Ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten stets den Überblick zu behalten. Mit unserem leichtverständlichen Ampelsystem sowie den Auswertungsmöglichkeiten können Sie die Datenschutzaktivitäten in Ihrer Organisation überwachen und kontrollieren (Monitoring). Die über die Software bereitgestellten Inhalte eignen sich für Experten und Einsteiger und über die Verwendung der Deeplink-Funktion (Zugang zu einzelnen Dokumenten) können Ihnen Kolleg*innen aus anderen Abteilungen zuarbeiten.

Wenn die Testversion Sie überzeugt hat, beraten wir Sie gerne, damit Sie das passende Lizenzmodell finden. Damit alle zukünftigen Anwender*innen auf dem gleichen Stand sind, bieten wir einen halbtägigen Workshop (kostenpflichtig) an. Um ausreichend Zeit für die Fragen der Teilnehmenden zu haben, findet der Einführungsworkshop mit maximal zehn Personen statt. Gibt es mehr als zehn Anwender*innen, dann empfehlen sich mehrere Workshops.

Sollte es ein technisches Problem geben, dann können Sie für unseren technischen Support per E-Mail ein Ticket erstellen. Oder Sie wenden sich direkt an Ihren Ansprechpartner aus unserem Vertriebsteam.

Wenn Sie Fragen zu Ihrem Lizenzvertrag haben oder auf ein anderes Lizenzmodell wechseln möchten, dann kontaktieren Sie unserer Vertriebsteam ebenfalls gerne.

In privacy port können auch komplexe Unternehmens- oder Organisationsstrukturen abgebildet werden. Und die Funktion Abonnement ist hier besonders hilfreich, denn auf diese Weise brauchen Sie ein ausgefülltes Dokument nur an einer Stelle ändern und können es für verschiedene Bereiche bzw. Unternehmen nutzen.

Ja, privacy port lässt sich sehr gut als Datenschutz-Managementsystem in Behörden und anderen öffentlichen Stellen einsetzen. Als externe Datenschutzbeauftragte sind wir auch in diesem Bereich für viele verschiedene Kunden tätig und nutzen privacy port. Wir beraten Sie gerne dazu, wie Sie die Struktur der Organisation in privacy port am besten anlegen können.

Für den Datenschutz im Betriebsrat haben wir datenschutzBR entwickelt. Durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz, das im Juni 2021 in Kraft getreten ist, sowie den neuen § 79a BetrVG gab es einige Neuerungen für Arbeitgeber und Betriebsräte. Die wichtigste Änderung war dabei sicherlich, dass nun festgelegt wurde, dass der Arbeitgeber auch für die Datenverarbeitung des Betriebsrats die verantwortliche Stelle ist. Neben dem zusätzlichen Dokumentationsaufwand und dem Regelungsbedarf durch diese gesetzliche Änderung ergibt sich hierbei auch ein gewisses Konfliktpotenzial, da der Betriebsrat selbstständig und weisungsfrei agieren soll, der Arbeitgeber jedoch in der Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzregelungen bei der Betriebsratsarbeit ist.

Mit unserem Datenschutz-Managementsystem speziell für Betriebsräte erhalten Sie eine ganzheitliche Lösung, die neben einer Software für die Dokumentation noch weitere Bausteine erhält. Ausführliche Informationen zu datenschutzBR finden Sie auf unserer Produktseite unter: www.datenschutz-br.de

Nein, eine Software ist eine Unterstützung bei der Dokumentation. Wenn Sie bzw. Ihre Organisation gesetzlich zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, so muss dies auch geschehen.

Um mit einem Datenschutz-Managementsystem zielführend arbeiten zu können, braucht es Personen, die sich mit der Thematik (Schutz von personenbezogenen Daten und die Pflichten aus der DSGVO) auseinandersetzen sowie die Umsetzung der Regelungen koordinieren und überwachen. Sind Sie bzw. Ihre Organisation nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet, so kann es dennoch sinnvoll sein, freiwillig eine Person dafür zu benennen.