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Was ist ein Verfahrensverzeichnis (seit 2018: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten)?

Das Verfahrensverzeichnis dient der Bestandaufnahme laufender Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten in einem Unternehmen. Es ist lt. Artikel 30 DSGVO eine Übersicht, die dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten für seine Arbeit zur Verfügung steht, auf Anfrage der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde vorzulegen ist und somit der Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten und der rechtlichen Absicherung des Unternehmens dient. Im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung sind die Nachweispflichten gegenüber den bisherigen Anforderungen nach deutschem Recht ausgeweitet worden. Das neue Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss erheblich umfangreicher und detaillierter ausfallen, als das bisherige Verfahrensverzeichnis.

Beispielhaft sind hier die Bestandteile für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (hier: Mitarbeiterverwaltung) dargestellt:

Zweck der Verarbeitung Abwicklung von Beschäftigungsverhältnissen, Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen
Kategorie der betroffenen Person Beschäftigte, Kunden
Kategorie von personenbezogenen Daten • Namen und Adressen der Beschäftigten

• Bankverbindung der Beschäftigten

• ggf. Religionszugehörigkeit

• Kennzahlen zur Steuer- und SV-Identifikation

Kategorie von Empfängern ggf. Buchhaltungsbüro, Steuerberater
Drittlandstransfer Keiner
Löschfristen Löschung erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Technische/organisatorische Maßnahmen siehe IT-Sicherheitskonzept

Weiterhin erforderlich: Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten

Das Verfahrensverzeichnis und die Verarbeitungstätigkeiten sind natürlich zentrale Bereiche in Privacy Port. Sie können die Verzeichnisse durch den intuitiv zu bedienenden Aufbau einfach und übersichtlich führen. Damit legen Sie die Basis für eine Überblick über aller Verarbeitungstätigkeiten mit Bezug zu personenbezogenen Daten und bleiben jederzeit auskunftsfähig gegenüber betroffenen Personen und Aufsichtsbehörden.

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